Menggunakan accounting software yang sesuai adalah penting untuk memastikan perniagaan anda stabil. Sebelum mengambil & menggunakan sesuatu accounting software, ketahui dahulu ciri-ciri yang anda perlukan.

• Accounting software membantu anda dalam merekod segala transaksi urusan perniagaan.
• Pakej setiap accounting software berbeza dari segi saiz, kemampuan, dan kebolehan untuk integrasi.
• Semasa memilih perisian perakaunan, anda perlu menilai segala tawaran termasuklah pematuhan, pelaporan, pengesanan, dan semua komponen tambahan (add-ons).
• Artikel ini ditujukan kepada pemilik perniagaan atau akaun department yang ingin menggunakan accounting software di dalam operasi mereka.

Salah satu daripada keutamaan anda sebagai pemilik perniagaan ialah memantau aliran masuk dan keluar wang anda. Inilah sebab mengapa pentingnya mempunyai accounting software yang sesuai. Anda memerlukan satu program yang boleh membantu dalam menyiapkan tugasan perakaunan harian, termasuklah merekod bayaran-bayaran, memantau perbelanjaan, mengeluarkan invois pelanggan, dan membuat reconciliation. Perisian perakaunan anda seharus membantu anda mengurus tahap kesihatan kewangan perniagaan anda, dan memudahkan anda menghasilkan segala laporan yang membolehkan anda menganalisa prestasi perniagaan anda dari pelbagai sudut.

Faktor-faktor utama yang perlu diambil kira sewaktu memilih accounting software

Wujudnya cabaran dalam memilih accounting software yang sesuai untuk perniagaan anda. Setiap program memiliki ciri-ciri yang berbeza, dan kebanyakan perisian tersebut menawar pelan harga berbeza yang bergantung kepada fungsi, jumlah pengguna, dan lain-lain aspek.

Untuk memudahkan carian anda, sentiasa ingat tiga faktor utama dalam memilih accounting software untuk perniagaan anda.

• Kos: Adakah anda cenderung kepada basic accounting software yang murah atau aplikasi yang lebih mahal tetapi dilengkapi dengan ciri-ciri tambahan?
• Penggunaan: Berapakah jumlah pengguna yang harus menggunakan accounting software tersebut? Adakah anda cenderung kepada cloud-based system yang boleh diakses di mana-mana saja atau desktop software? Adakah anda ingin accounting software yang mempunyai mobile app? Apakah fungsi-fungsi yang anda inginkan dalam aplikasi tersebut?
• Ciri-ciri: Apakah yang anda inginkan daripada accounting software tersebut? Adakah anda ingin fungsi bagi kedua-dua akaun penghutang dan akaun pemiutang? Laporan perakaunan manakah yang ingin anda hasilkan? Adakah anda perlu mengesan dan memantau inventori? Adakah anda perlu menyertakan perkhidmatan-perkhidmatan sampingan seperti pemantauan masa, pengurusan projek dan penggajian.

Kelebihan-kelebihan accounting software

Berikut adalah beberapa kelebihan menggunakan accounting software berbanding secara manual iaitu menggunakan excel atauapun spreadsheet.

• Menjimatkan masa. Accounting software akan menjimatkan masa anda setiap minggu berbanding jika anda menguruskan proses perakaunan dan simpan kira secara manual.
• Rekod-rekod automatik. Apabila berlakunya transaksi baru, perisian perakaunan akan menghasilkan dan mengekalkan rekod urusan kewangan organisasi anda secara menyeluruh untuk mematuhi segala peraturan industri dan pengawalan daripada kerajaan.
• Ketepatan yang tinggi. Perisian perakaunan mengurangkan risiko kesilapan-kesilapan yang boleh dilakukan oleh manusia.
• Satu ruang bagi semua tugasan kewangan. Kebanyakan accounting software menawarkan perkhidmatan sampingan seperti pematuhan gaji dan cukai yang boleh dilaksanakan, dikesan dan dipantau daripada sistem yang sama.

Berapakah kos accounting software?

Kos bagi setiap accounting software adalah berbeza bergantung kepada ciri-ciri perisian, jumlah pengguna yang boleh ditampung, dan faktor-faktor lain. Kebanyakan syarikat-syarikat accounting software terkemuka menawarkan cloud-based software sebagai perkhidmatan berbanding secara software license, dan mereka mengenakan caj yuran langganan bulanan.

Kebiasaannya, cloud-based accounting software menawarkan harga yang berpatutan. Pakej-pakej ini menawarkan pelbagai pelan dengan tahap bayaran bermula daripada RM20 sehingga RM300 bagi setiap bulan. Perniagaan yang mempunyai keperluan unik atau memerlukan ramai pengguna akan memilih pelan pembayaran khas. Namun, harga bagi pelan-pelan tersebut juga adalah berpatutan. Tidak dinafikan juga terdapatnya kadar diskaun jika anda rela untuk membuat bayaran bagi perisian tersebut secara tahunan berbanding bulanan.

Kebanyakan pelan-pelan yang lebih mahal mengandungi ciri-ciri canggih seperti laporan perbelanjaan dan pemantaun jualan, recurring invoicing, pemantauan projek, billing, peringatan lewat masa secara automatik, team functions, advance reporting sistem, pengurusan inventori dan purchase order. Kebanyakan syarikat accounting software menawarkan integrasi untuk menambah keupayaan perisian tersebut atau menghubungkannya kepada program-program perniagaan lain, dan kadangkala dengan kos tambahan.

Sesetengah syarikat juga menawarkan versi percubaan bagi accounting software mereka walaupun accounting software tersebut mempunyai ciri-ciri asas atau had jumlah pengguna, klien, dan transaksi. Beberapa pembekal accounting software percuma pula menjana keuntungan daripada perkhidmatan-perkhidmatan tambahan yang ditawarkan. Program-program ini sememangnya membantu sekiranya perniagaan anda sangat kecil atau anda ingin menggunakan perisian tersebut untuk tempoh percubaan yang lebih lama berbanding tempoh yang dibenarkan.

Kos-kos bagi perisian perakaunan berbeza bagi setiap tahap perkhidmatan yang anda pilih, keupayaan yang anda perlukan, dan sama ada anda memilh cloud-based accounting software atau desktop software.

Apakah faktor kebolehgunaan yang patut anda cari dalam sesebuah accounting software?

Dalam mencari accounting software yang sesuai bagi perniagaan anda, anda perlu menentukan bagaimana dan di mana perisian tersebut digunakan, dan adakah orang lain akan menggunakan sistem tersebut. Berikut adalah beberapa faktor yang perlu diambil kira.

Integrasi yang mudah

Harga aplikasi perakaunan yang berpatutan dan dilengkapi dengan pelbagai ciri-ciri paling lengkap di dalam dunia sekalipun tidak akan membantu sekiranya anda tidak mengintegrasikannya dengan sistem yang sedia ada seperti platform jualan, sistem penghantaran, dan sistem penggajian. Dengan memilih accounting sistem yang sesuai dengan sistem yang sedia ada, anda tidak akan menghadapi isu-isu ketidaksesuaian yang menjurus kepada ralat atau kesilapan yang memakan masa.

Akses multi-users

Kebanyakan program perakaunan membolehkan anda untuk mempelawa pengguna-pengguna lain ke dalam sistem tersebut dan mengawal maklumat yang mereka lihat serta tugasan-tugasan yang boleh mereka akses. Sebagai contoh, anda mungkin ingin memberikan rakan kongsi perniagaan dan akauntan anda akses penuh di samping membenarkan pekerja-pekerja anda menggunakan sistem tersebut hanya untuk memantau masa mereka dan invois pelanggan.

Sesetengah sistem membolehkan anda mempelawa pelbagai pengguna tanpa sebarang kos tambahan, dan sistem-sistem lain memberikan akses akauntan percuma, tetapi memerlukan anda melanggan pelan lebih mahal atau membuat bayaran lebih untuk untuk menambah pengguna-penguna lain ke dalam sistem. Sesetengah sistem pula menawarkan pelan bayaran tanpa had untuk menampung perniagaan-perniagaan yang sedang membangun di samping memberikan pilihan akaun yang kukuh. Memahami keperluan akses bagi syarikat anda akan membantu di dalam membuat pilihan yang tepat.

Sokongan perniagaan yang pelbagai

Jika anda memiliki lebih daripada satu perniagaan, anda mungkin menginginkan accounting software yang mampu menampung pelbagai perniagaan kecil di bawah satu akaun tanpa sebarang kos tambahan. Jika tidak, anda perlu membayar lebih untuk menetapkan akaun berasingan bagi setiap entiti.

Could-based accounting software dan akses mudah alih

Kebanyakan sistem perakaunan terkemuka adalah cloud-based agar anda boleh mengakses semua akaun pada bila-bila masa, di mana saja menggunakan komputer dan akses internet. Kemudahan akses ini membantu anda menjalankan perniagaan anda dari jauh, sama ada di rumah ataupun ketika anda sedang bercuti.

Sistem-sistem tersebut juga menawarkan aplikasi mudah alih yang membantu anda dalam memantau maklumat penting dan menyiapkan segala tugasan utama di mana saja. Ini sangat membantu terutamanya kepada kelompok-kelompok orang yang bekerja dari rumah atau dalam lapangan. Sesetengah pakej menawarkan aplikasi berasingan untuk pekerja dengan ciri-ciri asas seperti pemantauan masa dan penghantaran resit-resit perbelanjaan.

Keupayaan aplikasi mudah alih juga berbeza. Jadi, jika akses mudah alih menjadi ciri-ciri penting bagi anda, pastikan aplikasi sistem perakaunan tersebut mempunyai segala fungsi yang anda perlukan. Anda juga perlu memastikan aplikasi tersebut berfungsi pada platfrom yang anda ingingkan kerana sesetengah daripadanya hanya sesuai dengan sistem iOS.

Semasa memilih accounting software sesuai, pertimbangkan bagaimana keperluan anda dalam mengakses accounting software itu. Sebagai contoh, adakah anda akan menggunakan aplikasi mudah alih atau memerlukan akses dari jauh melalui perisian atas talian?

Could-based accounting software vs. desktop accounting software

Walaupun anda beranggapan bahawa cloud-based accounting software pilihan anda dan versi dalam desktop mempunyai fungsi yang sama, kedua-dua platform tersebut juga mempunyai beberapa perbezaan yang ketara.

Kebiasaannya, pakej desktop accounting software merupakan pembelian sekali saja. Sebaliknya, cloud-based accounting software beroperasi dengan model langganan. Selain itu, desktop accounting software boleh mengakses maklumat yang disimpan di dalam komputer saja dan tidak mempunyai ciri-ciri yang dikemas kini dan fungsi yang ada dalam cloud-based accounting software. Walau bagaimanapun, tidak seperti cloud-based accounting software, desktop accounting software tidak perlu bergantung kepada talian internet untuk diakses.

Cloud-based accounting software dihubungkan secara terus dengan akaun-akaun bank anda dan boleh diakses di mana-mana saja. Perisian tersebut selalu menawarkan kemaskini dengan ciri-ciri baru untuk melancarkan fungsinya. Tambahan pula, penyimpanan maklumat atas talian menawarkan sistem keselamatan bertahap tinggi. Jadi, anda akan lebih yakin dengan perlindungan bagi segala maklumat sensitif kewangan anda.

Ciri-ciri perakaunan manakah yang anda perlukan?

Accounting software menawarkan pelbagai ciri-ciri dan kemudahan dalam membantu anda menguruskan kewangan. Perisian ini seharusnya memenuhi keperluan perniagaan anda dan memudahkan anda dalam menyiapkan segala tugasan perakaunan harian. Ia juga haruslah membantu anda dalam memberi gambaran yang lebih jelas tentang prestasi perniagaan anda.

Berikut merupakan beberapa ciri yang patut ada dalam sesebuah perisian perakaunan yang boleh menjimatkan masa dan membantu menguruskan kewangan anda dengan lebih baik.

Ciri-ciri perakaunan asas

Kebanyakan perniagaan boleh beroperasi dengan fungsi-fungsi asas perakaunan seperti invoicing (menerusi emel), pemantauan perbelanjaan dan gaji, penghasilan laporan kewangan, dan pengurusan pelanggan.

Walau bagaimanapun, jika perniagaan anda menjual lebih daripada satu produk, anda juga akan memerlukan perisian untuk mengesan dan memantau inventori, mengurus pembekal, dan membantu anda dalam pesanan pembelian. Jika perniagaan anda menyediakan khidmat servis, anda memerlukan program yang boleh memudahkan pemantauan masa dan pengeluaran invois.

Automasi yang menjimatkan masa

Sesetengah accounting software boleh ditetapkan untuk menghantar recurring invoice dan notifikasi lewat masa secara automatik sekaligus menjimatkan masa dalam urusan pengeluaran invois dan segala tugasan akaun penghutang.

Jika perniagaan anda menyediakan sebutan atau anggaran kepada pelanggan, pilih program yang boleh menyimpan dan menukar segala dokumen tersebut kepada invois dalam beberapa langkah mudah. Jika anda membawa inventori, pilih satu sistem yang menyusun segala produk dengan menjana pesanan pembelian secara automatik apabila segala barangan berkurangan di bawah satu tahap yang telah ditetapkan.

Penyediaan percukaian

Permudahkan urusan anda (dan urusan akauntan anda) dengan perisian perakaunan yang mempunyai ciri-ciri pengiraan cukai secara automatik, pelbagai kadar-kadar cukai, dan pelaporan cukai. Anda juga seharusnya boleh memberikan akauntan anda akses kepada maklumat-maklumat relevan dalam sistem tersebut atau menge-melkan segala maklumat dan fail-fail yang diperlukan dengan mudah kepada mereka. Seelok-eloknya, dengan rekod fizikal jejak kertas (paper trail) automatik bagi kewangan korporat, lebih mudah untuk anda mematuhi dan mengetahui perkara-perkara terkini tentang peraturan-peraturan bagi industri anda.

Perkhidmatan mikro perakaunan

Sesetengah perkhidmatan mikro perakaunan seperti pemprosesan pembayaran dan perkhidmatan gaji memudahkan penerimaan bayaran atas talian dan bayaran pekerja. Walaupun perkhidmatan-perkhidmatan tersebut menelan kos yang lebih, ianya mudah untuk digunakan, dan kos-kos yang wujud hampir sama dengan bayaran bagi servis-servis lain di luar sana. Apa yang menarik melalui pendekatan ini ialah anda boleh memilih dan mencampur perkhidmatan-perkhidmatan untuk menghasilkan satu sistem penyelesaian perakaunan yang khusus untuk setiap keperluan anda.

Integrasi pihak ketiga

Perisian perakaunan mampu memudahkan anda untuk menjalankan perniagaan melalui integrasi dengan program dan perkhidmatan yang telah anda gunakan, secara automatik berkongsi maklumat di antara sistem-sistem secara langsung. Integrasi-integrasi yang popular ternasuklah sistem tempat jualan (point-of-sale), pemprosesan bayaran, pengurusan inventori yang lebih meluas, e-dagang (e-commerce), ERP, CRM, pemasaran emel, dan aplikasi-aplikasi Google.

Apakah accounting software yang boleh anda memilih?

Terdapat beberapa pembekal accounting software baik yang menawarkan servis yang berkualiti. Accounting software manakah yang patut anda pilih bergantung kepada beberapa faktor. Namun, jenama-jenama yang terkenal dapat menawarkan servis yang lebih berkualiti dan boleh dipercayai.

Ini adalah beberapa cloud-based accounting software yang kami sarankan untuk anda pertimbangkan:

1. Xero
2. Quickbook
3. Zoho

Jika anda masih lagi tidak pasti accounting software mana yang sesuai untuk perniagaan anda, anda boleh hubungi kami dan dapatkan khidmat nasihat selama 30 minit secara percuma.