Akaun penghutang (accounts receivable) adalah nadi kepada aliran tunai sesebuah perniagaan. Ia membantu pengurusan aliran tunai dengan memberitahu jumlah dan klien manakah yang berhutang dengan anda. Ini membolehkan anda mengenalpasti sama ada akaun tunai ada menyamai dengan status kewangan anda yang terkini. Dalam erti kata lain, akaun penghutang membezakan di antara kerisauan disebabkan anda tidak cukup wang dengan rasa tenang, apabila anda tahu wang akan diterima secepat mungkin.

Akaun penghutang menjelaskan berapa jumlah wang yang bakal anda terima daripada invois tertunggak. Inilah penanda aras kepada kekuatan kewangan syarikat anda.

Seelok-eloknya, akaun penghutang harus diuruskan secara konsisten dan berkala. Dalam urusan runcit, setiap transaksi dibayar segera. Dalam industri lain, pelanggan memohon talian kredit dan mereka akan membuat tempahan berdasarkan talian kredit tersebut. Kemudian, mereka diberikan invoice dan terma bayaran berserta produk yang ditempah, dan boleh dibayar kemudian.

Walau apa pun sistem yang anda miliki, kepentingan dalam memastikan pembayaran dibuat sangatlah besar. Gunakan 6 tips di bawah bagi menjaga akaun penghutang dalam perniagaan anda.

1. Komunikasi dengan klien

   Kurangnya komunikasi di antara pelanggan dan penjual merupakan punca utama invois tidak berbayar dalam tempoh 60 hari pertama tuntutan.

   Anda perlu sentiasa berhubung dan mengekalkan komunikasi dengan klien. Jaga transaksi kerana lebih banyak ralat “bukan bayaran” terjadi dalam tempoh 60 hari pertama selepas tuntutan kerana komunikasi dengan klien yang tidak lengkap.

2. Rangka proses yang kukuh

   Tentukan dan tetapkan proses bagi melaksanakan akaun penghutang. Pilih satu hari yang sesuai dalam satu minggu untuk membuat emel invois. Kemudian, pilih hari lain untuk mencetak dan menyemak laporan akaun penghutang. Hubungi juga pelanggan yang sudah melepasi tempoh pembayaran balik. Apabila perniagaan anda berkembang, segala tugasan ini perlu diberikan kepada beberapa orang lain bagi menjaga status semua akaun.

3. Sahkan resit invois

   Kebanyakan perniagaan mampu menghubungi klien mereka bagi mengesahkan resit seminggu selepas invois dihantar. Namun, masalah boleh timbul apabila wujudnya lambakan emel atau kesilapan memadam emel di dalam kotak emel. Pertanyaan ringkas berkenaan resit bil juga memberikan anda peluang untuk bertanya produk yang berkaitan, selain menunjukkan kecekapan anda melayan pelanggan.

4. Lanjutkan kredit dengan terma yang munasabah

   Kemajuan teknologi zaman kini membolehkan syarikat menerima bayaran sebelum tempahan dihantar atau sebelum servis diberikan. Namun, perkara ini agak mustahil bagi syarikat berteraskan servis dan barangan yang mahal. Dalam situasi tersebut, cadangkan talian kredit kepada klien anda. Anda boleh menentukan kemampuan mereka untuk melakukan pembayaran dan menetapkan had kredit yang anda inginkan. Ini juga dapat memastikan kedua-dua pihak memahami dengan jelas terma pembayaran dan apa yang akan berlaku sekiranya akaun tersebut tertunggak.

   Sewaktu anda merangka polisi kredit, perincikan kelayakan kredit pelanggan, pastikan klien anda bertanggungjawab, dan tingkatkan aliran tunai.

5. Rekod segala perkara

   Rekod akaun penghutang boleh membantu penjaga buku (bookkeeper) anda dengan input minggu atau bulanan berkenan penyatan kewangan, dan membantu akauntan anda sewaktu musim cukai. Dari sesi pertama berjumpa dengan klien, susun segala nota, perbualan, dan syarat-syarat yang dipersetujui bersama. Jika berlaku perkara yang tidak diingini, rekod-rekod tersebut mempunyai fungsi penting sekiranya ada ingin mendapatkan bayaran menerusi agenci pungutan ataupun mahkamah.

   Dana yang terkumpul menerusi proses akaun penghutang anda merupakan sumber penggerak kepada kelangsungan syarikat anda. Fokus yang tidak sekata kepada tugas di atas boleh menjejaskan pertumbuhan syarikat, manakalah proses yang lancar menghasilkan satu mesin penjana yang mampu mencapai segala matlamat yang telah ditetapkan.

   Jika anda ingin mengupah agensi pungutan untuk mendapatkan bayaran, cari, kaji, dan selidik syarikat yang bersesuaian dengan industri serta jenis perniagaan anda.

6. Gunakan perisian perakaunan

   Selain mengesahkan resit dan mengambil tindakan susulan ke atas invois yang lewat, merangka dan menghantar invois memakan banyak masa sama seperti menyusun dan memantau semua akaun penghutang dan akaun berbayar.

   Kebanyakan perniagaan kecil beralih kepada penggunaan perisian perakaunan yang memberikan paparan yang mesra pengguna dan tersusun bagi merekodkan transaksi dan memantau metrik perakaunan.

   Jika akaun penghutang tidak dipantau, anda mungkin terlupa mengeluarkan bil kepada sesetengah pelanggan, atau tidak sedar bahawa bayaran telah diterima. Secara tidak sengaja, anda juga boleh memberikan produk secara percuma, sekaligus menjejaskan keuntungan. Lebih lama masa yang diambil untuk mengeluarkan invois, lebih tinggi peluang anda untuk menerima bayaran yang lewat. Pemantaun akaun penghutang juga menjadi satu jalan yang baik untuk mendokumenkan bukti pendapatan sewaktu musim cukai.