Ketika anda menghantar invois kepada pelanggan, terma pembayaran yang menentukan segala jangkaan berkenaan pembayaran seterusnya. Terma ini menerangkan tempoh bayaran dan apa kaedah pembayaran yang anda inginkan.

Terma bayaran juga menerangkan segala penalti yang akan dikenakan ke atas tunggakan bayaran ataupun kelewatan pembayaran. Semakin jelas segala butiran yang diberikan, semakin mudah pelanggan anda membuat bayaran pada waktu yang ditetapkan.

Apa yang terkandung dalam terma invois bayaran?

Sewaktu anda menghantar invois baru kepada pelanggan, segala butiran haruslah diberikan untuk mereka membuat pembayaran dengan jumlah yang tepat dan dalam waktu yang tepat. Berikut adalah segala maklumat yang harus diberikan:

• Tarikh invois: Ini adalah tarikh anda menghantar invois itu.
• Nombor invois: Nombor invois memudahkan pelanggan anda untuk merekod jumlah invois yang dihantar kepada mereka.
• Nilai invois: Invois tersebut menjelakan berapa jumlah yang perlu mereka bayar.
• Matawang yang anda inginkan: Jika anda sering berurusan dengan klien antarabangsa, perincikan jenis matawang yang anda inginkan.
• Cara pembayaran yang anda inginkan: Segala jenis atau cara pembayaran yang anda inginkan perlulah diterangkan dalam invois tersebut. Sebagai contoh, anda mungkin menerima bayaran kredit kad, bayaran atas talian, dan sebagainya.
• Lain-lain terma: Invois tersebut juga seharusnya menjelaskan terma-terma bayaran lain yang perlu diketahui oleh pelanggan anda. Sebagai contoh, diskaun bagi bayaran awal ataupun deposit pendahuluan.

Terma-terma am bayaran

Kebiasaannya, sesuatu invois menggunakan singkatan bagi setiap terma bayaran. Berikut adalah contoh terma-terma am bayaran dalam invois yang perlu anda ketahui.

• Bayaran awal ataupun “payment in advance” (PIA): Bayaran awal merujuk kepada bayaran penuh yang perlu dibuat sebelum menerima sesuatu barangan atau servis.
• Bayaran tunai awal ataupun “cash in advance” (CIA) : Bayaran tunai awal merujuk kepada bayaran penuh yang perlu dibuat dalam bentuk tuni sebelum barangan atau servis diberikan.
• Ketika resit diterima ataupun “upon receipt”: Bayaran dijangkakan diterima sejurus selepas klien menerima invois.
• Net 7: Bayaran perlu dibayar dalam tempoh tujuh hari.
• Net 21: Bayaran perlu dibayar dalam tempoh 21 hari.
• Net 30: Bayaran perlu dibayar dalam tempoh 30 hari. Kadangkala, Net 60, Net 90, dan sebagainya turut digunakan.
• 2/10 Net 30: Bayaran perlu dibuat dalam tempoh hari 30. Namun, pelanggan boleh menerima diskaun 2% bagi bayaran yang dibuat dalam tempoh 10 hari.
• Tunai semasa penghantaran ataupun “cash on delivery” (COD): Tunai semasa penghantaran bermaksud barangan atau sesuatu servis perlu dibayar tunai sewaktu penghantaran dilakukan.
• Tunai pada penghantaran seterusnya ataupun “cash next delivery” (CND): Tunai pada penghantaran seterusnya merujuk kepada bayaran yang perlu dibua sebelum penghantaran seterusnya. Kebiasaannya, terma bayaran ini dibenarkan bagi penghantaran berulang.
• Tunai sebelum penghantaran ataupun “cash before shipment” (CBS): Tunai sebelum penghantaran merujuk kepada baki bayaran yang perlu dijelaskan sebelum sesuatu produk dihantar kepada pelanggan.
• Tunai dengan pesanan ataupun “cash with order” (CWO): Tunai dengan pesanan bermaksud pelangan perlulah menjelaskan jumlah penuh di dalam invois sebelum barangan dihasilkan dan dihantar.
• Surat kredit ataupun “Letter of Credit” (L/C): Surat kredit membolehkan pembekal memberikan servis kepada pelanggan yang tidak mempunyai sejarah atau rekod kredit dengan pembekal. Pembekal menanggung risiko dengan memberikan kredit kepada pelanggan baru. Satu cara dalam menggunakan terma ini adalah dengan meminta pelanggan membuat bayaran dengan surat kredit (L/C). Pelagan perlu mendapat kelulusan bagi pembiayaan menerusi bank mereka. Jika timbul sebarang isu seperti pelanggan tidak membayar pembekal, bank mereka yang akan menanggung bayaran. Kaedah ini melindungi pembeli. Sebaliknya, jika pembekal tidak meneruskan urusan, pelanggan tidak akan terkesan.
• Diskaun terkumpul ataupun “accumation discount”: Diskaun yang diberikan dalam skala besar

Kepentingan terma bayaran

Aliran tunai perniagaan kecil anda bergantung kepada kepantasan bayaran pelanggan anda. Dengan terma bayaran yang jelas dan utuh, lebih mudah untuk ada meramal aliran tunai, menerima projek baru, dan melabur dalam peluang-pelunag baru.

Jika anda culas dan lalai dalam menetapkan terma pembayaran, atau tiada tindakan susulan ke atas pelanggan yang mempunyai baki tertunggak, aliran tunai perniagaan anda akan terkesan.

Cara menggunakan terma-terma bayaran

Anda boleh menggunakan terma bayaran untuk mengawal waktu dan cara bayaran pelanggan anda. Kesemua terma-terma yang ada membantu anda dari awal dalam menentukan jangkaan terhadap bayaran, agar kekeliruan dapat dielakkan di masa hadapan.

Berikut merupakan beberapa tips, bagaimana anda boleh menggunakan terma bayaran untuk kebaikan anda:

• Minta bayaran pendahuluan. Dalam sesetengah situasi, anda harus meminta bayaran pendahuluan. Ini merupakan jalan terbaik bagi pembekal perkhidmatan yang ingin mendapatkan bayaran jaminan sebelum memulakan kerja.
• Minta deposit. Sekiranya tidak realistik bagi anda untuk meminta bayaran pendahuluan, minta deposit. Sebagai contoh, minta deposit sebanyak 50% bagi projek-projek besar.
• Rangka fi penahan bulanan. Jika anda mempunyai kerja yang berterusan dengan beberapa orang klien, rangka satu fi penahan bulanan untuk kerja tersebut. Ini adalah jumlah bayaran tetap yang anda inginkan untuk setiap bulan.
• Tetapkan terma-terma invois. Jika anda tidak berurusan tetap dengan klien, anda perlu menentukan terma-terma invois. Sebagi contoh, anda boleh menetapkan terma invois yang perlu dibayar ketika resit diterima, atau pilih terma bayaran selewat-lewatnya dalam tempoh Net 90. Semuanya bergantung kepada persetujuan di antara anda dengan klien.

Cara menetapkan terma-terma bayaran yang efektif

Jika anda mengalami kesukaran dalam mendapatkan klien-klien anda menjelaskan invois mereka pada waktu yang ditetapkan, anda perlu menetapkan terma-terma bayaran yang lebih efektif. Ini adalah tujuh tips dalam menetapkan terma-terma bayaran yang lebih baik untuk klien-klien anda.

1. Gunakan perisian perakaunan.

   Pertama, anda boleh memudahkan proses pengeluaran invois dan kewangan anda dengan menggunakan perisian perakaunan. Perisian perakaunan yang sesuai membolehkan anda menghantar invois lebih cepat tanpa banyak kesilapan.

2. Telus dengan segala terma bayaran anda.

   Sebelum anda mula berurusan dengan klien baru, pastikan mereka faham dan bersetuju dengan terma-terma bayaran anda. Jelaskan secara lisan setiap terma kepada klien anda dan sertakan penerangan bertulis dalam kontrak yang dihantar. Ini boleh mengelakan sebarang salah faham tentang jumlah yang perlu dibayar dan bila bayaran perlu dilakukan.

3. Kekalkan budi bahasa

   Inginkan klien anda membuat bayaran secepat mungkin? Kekalkan budi bahasa apabila menghantar invois, dan gunakan perkataan “tolong” dan “terima kasih” dalam invois tersebut.

   Satu kajian daripada FreshBooks mendapati invois-invois yang mengandungi perkataan “thank you” dalam terma-terma invois dibayar 90% lebih cepat. Dan 45% daripada invois-invois tersebut dibayar dalam tujuh hari atau kurang, manakalah 12% dibayar dalam 14 hari atau kurang daripada tempoh itu. Penggunaan perkataan “tolong” memberikan hasil yang sama, dan invois-invois tersebut dibayar 88% lebih cepat.

4. Tawarkan pelbagai jenis kaedah bayaran

   Pernahkah anda berbelanja di kedai dan mendapati perniagaan tersebut hanya menerima bayaran tunai? Bayangkan perasaan anda ketika mengetahui perkara ini – adakah anda terkilan atau terkesan dengan perkara remeh ini?

   Itulah apa yang pelangan anda alami sekiranya anda menawarkan kaedah bayaran yang terhad. Jika anda ingn mereka membayar pada waktu yang tepat, permudahkan urus mereka sehabis baik. Tawar pelbagai kaedah bayaran seperti kad kredit dan debit, atau bayaran atas talian.

5. Tetapkan terma bayaran yang singkat

   Salah satu cara terbaik bagi mendapatkan bayaran secepat mungkin daripada klien anda adalah dengan memendek tarikh tamat tempoh bayaran. Ini kerana mereka lebih cenderung untuk membuat bayaran lewat jika mereka diberikan tempoh waktu bayaran yang lama.

   Bagi kebanyakan industri, Net 30 dianggap sebagai standard terbaik bagi tarikh tamat tempoh bayaran. Ini merupakah tempoh masa yang munasabah. Namun, jika klien anda sering memandang ringan tarikh tamat tempoh Net 30 yang anda tetapkan, singkatkan tempoh masa kepada Net 7 atau Net 14.

6. Sentiasa fleksibel

   Sememangnya, anda ingin pelanggan anda membuat bayaran pada waktu yang tepat. Namun, anda perlu sedar bahawa kadangkala, anda berurusan dengan perniagaan lain, dan syarikat tersebut mungkin sedang bergelut dengan isu aliran tunai mereka sendiri. Sesetengah perniagaan tidak mampu menanggung terma-terma bayaran Net 14 mahupun Net 30. Namun, mereka akan menghargai budi bicara anda jika wujudnya syarat-syarat yang fleksibel.

7. Tawarkan diskaun bagi bayaran awal

   Tawarkan diskaun bagi bayaran awal kepada pelanggan-pelanggan anda. Sebagai contoh, kebiasaannya terma anda adalah Net 30, tetapi pelanggan boleh menerima diskaun sebanyak 2% jika mereka menjelaskan invois dalam tempoh tujuh hari.

   Jika anda hantar invois berjumlah RM10,000 kepada pelanggan, mereka akan menerima diskaun sebanyak RM200 jika bayaran dibuat seawal yang mungkin. Lama-kelamaan, diskaun ini akan bertambah dan ramai pelanggan yang akan menggunakan peluang ini.

   Tidak dinafikan bahawa diskaun jenis ini akan mengurangkan wang yang anda terima dalam inovis. Namun, peningkatan aliran tunai yang berlaku boleh menguntungkan perniagaan anda.

Peringatan: Segala maklumat di dalam catatan ini tidak mewakili dan menjurus ke arah nasihat perniagaan, undang-undang, cukai, ataupun perakaunan. Segala maklumat, isi, dan bahan di dalam catatan tersebut sekadar perkongsian informatif umum. Anda seharus mendapatkan nasihat dan khidmat peguam, penasihat perniagaan, atau penasihat cukai berkenaan isu-isu tersebut.