7 Tips Pastikan Kewangan Perniagaan Anda Teratur

Pengurusan kewangan adalah sangat penting untuk setiap perniagaan. Jika perniagaan anda mempunyai tanda-tanda berikut, ia menunjukkan perniagaan anda bakal berhadapan masalah jika tiada tindakan yang selanjutnya.

Antara tanda-tanda tersebut adalah:

  1. Aliran tunai bisnes semakin mengurang.
  2. Margin untung makin berkurangan.
  3. Hutang terlalu banyak.
  4. Inventori atau stok semakin lama terperap dalam stor.
  5. Pelanggan semakin lambat membayar hutang.

Semuanya tanda-tanda di atas berkait dengan pengurusan kewangan perniagaan. Jika tanda-tanda ini diabaikan, maka berpotensilah bisnes tersebut ditutup kelak.

Untuk mengelakkan ini dari berlaku, penting bagi setiap usahawan untuk memastikan pengurusan kewangan syarikatnya terutama pengurusan akaun teratur dan tepat sepanjang masa.

Berikut adalah 7 tips yang boleh anda ikuti untuk memastikan kewangan syarikat anda teratur:

  1. Pantau setiap perbelanjaan perniagaan anda

    Perbelanjaan di sini merujuk kepada sebarang transaksi berkaitan perniagaan dan pentadbiran. Setiap sen yang keluar akan mengurangkan aliran tunai yang masuk ke dalam perniagaan.

    Apabila aliran tunai keluar melebihi aliran tunai masuk, perniagaan akan bermasalah kerana kekurangan tunai untuk membayar kos-kos berkaitan dan hutang pembekal.

    Kerana itu setiap perbelanjaan perlu dicatat dan dilabelkan dengan tepat serta dikategorikan mengikut jenis perbelanjaan supaya boleh dipantau untuk melihat sama ada terdapat perbelanjaan yang tidak perlu atau terlalu banyak.

    Terdapat juga beberapa jenis perbelanjaan yang dapat mengurangkan cukai perniagaan, jadi kita boleh memaksimakan perbelanjaan-perbelanjaan ini bagi mengurangkan jumlah cukai yang perlu dibayar nanti.

    Salah satu cara pengurusan kewangan yang berkesan untuk memantau perbelanjaan perniagaan adalah dengan menggunakan kad kredit korporat. Antara kelebihan menggunakannya untuk membayar perbelanjaan perniagaan adalah:

    1. Setiap penggunaan kad ini akan direkodkan secara automatik dan ini memudahkan kita membuat pemantauan setiap perbelanjaan yang dibuat.
    2. Setiap penggunaan juga akan diberi ganjaran dalam bentuk mata penggunaan terkumpul yang boleh ditebus atau diberi rebat tunai dalam penggunaan tertentu.
    3. Pelan pembayaran ansuran disediakan bagi sesetengah pembelian seperti pembelian komputer dan perabot. Ini dapat mengelakkan kita dari mengeluarkan tunai secara banyak pada satu-satu masa, sekaligus membolehkan ia digunakan untuk tujuan lain terlebih dahulu.
  2. Simpan setiap rekod perniagaan

    Wujudkan sistem pemfailan untuk menyimpan rekod perniagaan seperti resit dan invois dan penyata bank.

    Rekod-rekod perniagaan ini sangat penting untuk membolehkan akauntan menyediakan penyata kewangan syarikat dengan tepat. Tanpa akaun yang tepat, kita tidak akan tahu kedudukan sebenar kewangan syarikat dan tidak dapat mengawal kos dan perbelanjaan perniagaan serta aliran tunai perniagaan dengan berkesan.

    Rekod perniagaan juga akan digunakan oleh firma audit apabila menyediakan akaun diaudit syarikat.

    Apabila ada perbelanjaan yang tidak disokong dengan resit atau invois, ia tidak boleh dimasukkan ke dalam akaun sekaligus menyebabkan syarikat kita terpaksa membayar cukai yang lebih.

    Malah jika rekod perniagaan tidak disimpan dengan betul, firma audit akan mengenakan caj tambahan kepada kita kerana mereka terpaksa mencari dan menyusun kembali kesemua rekod perniagaan sebelum proses audit boleh dimulakan.

    Sebagai tambahan, gunakan juga perisian perakaunan yang dapat membolehkan setiap resit dan invois disimpan secara digital. Ini akan menjadi ’back-up’ jika resit dan invois dalam bentuk ’hardcopy’ hilang.

  3. Luangkan masa untuk mengemaskini akaun pengurusan anda

    Catat transaksi perniagaan setiap hari dan semak ia sekurang-kurangnya seminggu sekali.

    Peruntukan sedikit masa dalam seminggu, contohnya setiap petang hari Jumaat atau pada pagi hari Isnin berikutnya untuk menyemak ketepatan catatan transaksi rekod yang telah dibuat. Semak juga setiap rekod perniagaan yang disimpan.

    Pemeriksaan secara berkala ini bukan sahaja dapat memastikan akaun kita dalam keadaaan teratur, malah membolehkan kita mengesan sebarang kesilapan dan membuat pembetulan dengan segera. Contohnya, ada invois yang telah dikeluarkan kepada pelanggan tetapi belum dicatat di dalam akaun dan juga sebaliknya.

    Akaun pengurusan yang teratur juga dapat menjimatkan banyak masa dan kerja terutama semasa proses audit dan pengiraan cukai.

    Sekiranya anda masih menggunakan kaedah manual untuk mencatat traksasi perniagaan, pertimbangkan penggunaan perisian perakaunan seperti Xero dan Quickbooks. Ia bukan sekadar memudahkan tugas anda tetapi juga menjimatkan masa kerana perisian ini mampu mengkategorikan secara automatik setiap jualan serta perbelanjaan dan menyelaraskannya dengan akaun bank.

  4. Simpan rekod stok dengan kemas

    Jika perniagaan anda melibatkan stok, selain daripada rekod perniagaan, rekod berkaitan pergerakan masuk dan keluar stok juga perlu disimpan dengan kemas.

    Kecuaian dalam menyimpan rekod stok akan mengakibatkan risiko berlebihan stok, kekurangan stok dan berlaku pembaziran. Malah kita tidak sedar mungkin ada stok yang dicuri hingga mengakibatkan kerugian.

    Stok perlu disimpan secara bersistem di dalam tempat yang berasingan dan di susun dengan kemas, teratur dan mudah dikenal pasti.

    Stok juga perlu diperiksa secara fizikal bagi mengenal pasti jika terdapat perbezaan dengan apa dicatat dalam rekod. Untuk meningkatkan lagi kecekapan tugasan penyimpanan rekod stok ini, penggunaan sistem pengurusan inventori ‘stand-alone’ ataupun perisian perakaunan yang mempunyai ciri sistem pengurusan inventori boleh membantu.

    Penyimpanan rekod stok yang teratur akan memastikan kuantiti dan kualiti fizikal stok adalah tepat pada setiap masa, seterusnya membolehkan penyediaan laporan stok yang tepat bagi tujuan pembelian, perancangan bahan dan keperluan stok kecemasan.

  5. Keluarkan invois dengan kadar segera dan kejar bayaran dari pelanggan

    Aliran tunai yang positif adalah adalah nadi kepada perniagaan. Tetapi ia hanya akan dapat dicapai sekiranya aliran tunai masuk melebihi aliran tunai keluar.

    Jadi, jika kita menjual secara kredit, elak dari menangguhkan penghantaran invois kepada pelanggan. Hantar dengan kadar segera, seeloknya disertakan sekali semasa menghantar barangan atau sebaik servis diselesaikan.

    Selagi invois tidak dihantar, selagi itu pelanggan tidak dapat membuat pembayaran. Begitu juga makin lambat invois dihantar, makin lambatlah pelanggan membuat pembayaran.

    Untuk mendorong pelanggan membuat pembayaran, tugaskan pekerja yang ada untuk menghantar peringatan secara berkala dalam bentuk surat serta emel dan susuli dengan panggilan telefon dari semasa ke semasa.

    Selain itu sediakan pilihan untuk pelanggan membuat pembayaran secara dalam talian untuk mempercepatkan bayaran diterima berbanding pembayaran menggunakan cek.

  6. Membuat unjuran kewangan sekurang-kurangnya 12 bulan

    Walaupun kewangan semasa perniagaan anda kukuh, pastikan semua perkara bergerak dengan lancar. Dengan menggunakan unjuran kewangan, anda boleh menjangka di mana syarikat anda akan berada pada tahun seterusnya, dan dua atau tiga tahun kemudian. Unjuran kewangan boleh membantu anda dalam menentukan di mana sepatutnya hasil perniagaan anda dilaburkan, dan adakah anda perlu mula memohon pinjaman perniagaan.

    Ramalan kewangan boleh menjadi rumit kerana anda perlu mengenalpasti bagaimana perbelanjaan berubah disebabkan faktor luaran (seperti inflasi) dan juga keputusan klien anda. Perkara yang sama turut berlaku bagi hasil, di mana anda perlu mengambil kira peningkatan harga dan jumlah pelanggan daripada hasil pemasaran bagi setiap tahun. Berbincang dengan akauntan anda atau menggunakan perisian perakaunan adalah jalan terbaik bagi membina unjuran kewangan yang realistik.

  7. Guna perkhidmatan akauntan profesional

    Kebiasaannya syarikat yang bersaiz kecil dan sederhana hanya mampu menggaji pegawai akaun yang berkelulusan diploma atau ijazah untuk mengurus kewangan syarikat. Tetapi kemampuan pegawai akaun yang diambil ini terhad kepada menguruskan akaun syarikat sahaja.

    Sedangkan pengurusan kewangan syarikat yang baik memerlukan seseorang yang turut boleh membuat analisa kedudukan kewangan syarikat yang mendalam dan membantu syarikat keputusan perniagaan yang betul.

    Tetapi ini hanya dapat dilakukan oleh akauntan profesional yang bertauliah dan kos yang perlu dikeluarkan untuk menggaji mereka adalah tinggi serta di luar kemampuan kewangan kebanyakan syarikat kecil dan sederhana.

    Untuk syarikat-syarikat ini, FundDana ada menawarkan servis Virtual CFO (Chief Financial Officer) atau singkatannya VCFO, di mana anda dapat akses kepada akauntan professional dengan hanya membayar pecahan dari keseluruhan gaji seorang akauntan professional yang berpengalaman.

Team FundDana